Dodaj ofertę za darmo

Jak wybrać właściwą metodykę wdrożenia systemu ERP?

2013-11-22

Wybór systemu ERP o odpowiedniej funkcjonalności to ważna decyzja, gdyż zazwyczaj firma wiąże się z dostawcą systemu na wiele lat. Jednym z niedocenianych a istotnych elementów wdrożenia, który może zadecydować o sukcesie całego projektu, jest metodyka wdrożenia. Dlatego wybór systemu ERP nierozerwalnie powinien wiązać się z wyborem metodyki.

Standardowo system ERP jest wdrażany według planu, z ustalonym budżetem i wyznaczonym terminem zakończenia prac. Ze względu na swoją złożoność, wdrożenie systemu ERP powinno być realizowane zgodnie z obraną metodyką. Jednak wybór odpowiedniego trybu wdrożenia może okazać się trudny. Rynek oferuje bowiem dużą różnorodność. Dostawcy systemów ERP zazwyczaj proponują własne wypracowane metody, choć zespoły wdrożeniowe mają do dyspozycji dobrze opisane metodyki, jak chociażby PRINCE2, PMI, IPMA, SCRUM czy inne.

Dodatkowo firma może zdecydować się na popularną ostatnio metodykę zwinną, alternatywną wobec powyższych metod kaskadowych. Cechuje się ona elastycznością procesu tworzenia oprogramowania i jego wdrażania. To sprawia, że szybciej można uzyskać funkcjonujące, choć w mniejszym zakresie, rozwiązanie informatyczne. Jednak wdrażanie systemów ERP w dużej mierze polega na pracy z już istniejącym produktem. W praktyce projekty takie wymagają przede wszystkim parametryzacji, a nie generowania nowego kodu. Agile zatem niekoniecznie sprawdzi się w przypadku wdrażania ERP, tym bardziej, że z punktu widzenia inwestora metodyki zwinne mają duża wadę. Jest nią konieczność dysponowania otwartym budżetem na projekt. Tymczasem firmy wybierające system, już na początku prac wymagają określenia wszystkich kosztów projektu.

Wybierając właściwą metodykę

Decydując się na system ERP, trzeba upewnić się, że dostawca w ogóle proponuje metodę wdrożenia systemu. Po czym poznać, że jest ona odpowiednia i gwarantuje powodzenie wdrożenia? Jej cechą powinno być bazowanie na najlepszych praktykach i doświadczeniach zebranych podczas realizacji wcześniejszych projektów. Uznani dostawcy ERP mają szeroki zestaw najlepszych praktyk i bogate doświadczenie, zarówno w prowadzeniu projektu, jak i uruchamianiu systemu zgodnie z wymogami danej organizacji. O ile klient nie narzuca swojej metodyki, warto skorzystać z sugestii dostawcy, ponieważ proponowane przez niego procedury wypracowano w trakcie licznych, zakończonych sukcesem wdrożeń.

Koncentracja na celach i efektywność procesu wdrożeniowego

Metodyka SIGMA, za pomocą której Sage realizuje projekty wdrożeniowe, obejmuje cykl życia projektu, który jest dostosowany do specyfiki organizacji. To jeden z elementów, który sprawia, korzystanie z tej metodyki gwarantuje bezpieczne wdrażanie systemu ERP. Metodykę SIGMA (Sage Implementation Global Methodology Approach), wypracowano podczas tysięcy wdrożeń przeprowadzonych w różnych kulturach organizacyjnych w wielu państwach (obecnie z systemu Sage ERP X3 korzystają organizacje w 55 krajach). Spośród innych metodyk wyróżniają ją elementy wspólne z metodykami zwinnymi. Już na bardzo wczesnym etapie w prace wdrożeniowe angażowany jest klient, który współpracuje przy tworzeniu projektu rozwiązania i bierze aktywny udział w samym wdrożeniu. Ścisła współpraca podczas projektowania umożliwia uwzględnienie wszystkich istotnych założeń klienta, co znacząco zwiększa szanse na wdrożenie zakończone sukcesem. Tak efektywna współpraca z klientem jest możliwa dzięki transferowi wiedzy i najlepszych praktyk podczas szkoleń, organizowanych na wszystkich etapach projektu – od przygotowania po uruchomienie systemu.

Wspólne cele z klientem = sukces wdrożenia

Takie podejście gwarantuje realizację jednego z podstawowych założeń SIGMA, jakim jest wspólna wizja celów klienta i Sage na każdym etapie wdrożenia projektu. Obydwie strony mogą kontrolować przebieg prac, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.

Metodyka SIGMA zakłada instalację systemu ERP już na początku wdrożenia, toteż od razu można go przetestować i zgłosić uwagi i oczekiwana wobec jego funkcjonalności. Przyszli użytkownicy mają też możliwość pracy na prototypie systemu. Zgłaszane uwagi mają na celu eliminowanie dostrzeżonych błędów i dostosowanie funkcjonalności systemu do wymagań klienta, etap po etapie. Dzięki temu przyszli użytkownicy współtworzą system, a po zakończeniu wdrożenia pracują w środowisku spełniającym ich wymagania, środowisku które dobrze znają.

Dodatkowo w metodyce SAGE stosowane są narzędzia, których zadaniem jest identyfikacja rozbieżności pomiędzy potrzebami użytkowników, a standardowym lub sugerowanym rozwiązaniem oferowanym przez system. Dzięki temu rośnie prawdopodobieństwo uruchomienia systemu spełniającego oczekiwania nie tylko klienta jako sponsora, ale również użytkowników na wszystkich poziomach organizacji. To sprawia, że z pomocą SIGMA można wdrożyć system w bardzo krótkim czasie.

Metodyka umożliwia planowanie

W SIGMA na każdym etapie projektu realizowany jest transfer wiedzy, dzięki któremu pracownicy mogą płynnie rozpocząć pracę po uruchomieniu systemu. Wdrożenie Systemu Sage ERP X3 w metodyce SIGMA podzielono na 5 etapów:

* Przygotowanie – ma na celu ustrukturyzowanie projektu, zbudowanie zespołów, ułożenie harmonogramu prac oraz sposobu oceny postępów. Na tym etapie uzgadniane są wymagania dotyczące systemu oraz sposób, w jaki zostaną spełnione.
* Projektowanie – na tym etapie tworzone są rozwiązania szczegółowe, konfigurowane jest środowisko systemu oraz parametryzowane obszary działalności, które system ma wspierać. Szczegółowo opisywane są też interfejsy oraz ewentualne modyfikacje, które zostaną wykonane w trakcie dalszych prac.
* Wykonanie – to etap, w którym realizowane są zaplanowane modyfikacje systemu. Grupa projektowa poznaje szczegóły działania systemu, dzięki czemu na kolejnych etapach może wspierać użytkowników końcowych (np. szkolić ich).
* Zatwierdzanie służy sprawdzeniu czy system działa zgodnie z założeniami – czy ma właściwe parametry i prawidłowo wykonane modyfikacje. Na tym etapie użytkownicy sprawdzają poprawność danych w systemie oraz testują możliwości wykonania wszystkich czynności. Procesy te poddawane są testowaniu w pełnym zakresie na zestawie rzeczywistych danych, np. danych przykładowych przeniesionych z poprzedniego okresu. Zależnie od warunków, testy można przeprowadzić w lokalizacji pilotażowej. Po zatwierdzeniu rozwiązania rozpoczynają się szkolenia dla użytkowników końcowych.
* Etap uruchomienia – po ogłoszeniu wdrożenia produkcyjnego, do systemu zostają wczytane dane ze starych systemów. Po walidacji danych, w starych systemach zamykane są wszystkie operacje. Istotnym elementem tego etapu jest zapewnienie niezbędnego wsparcia użytkownikom końcowym.

Przygotowanie i przeszkolenie użytkowników

Na początku projektu szkolona jest grupa projektowa, złożona z kluczowych użytkowników, którzy poznają funkcjonalność standardowej wersji Sage ERP X3. W fazie Projektowania organizowane są poszerzone szkolenia oraz opracowywany plan szkoleniowy dla użytkowników końcowych. Następnie na etapie Wykonania powstają materiały szkoleniowe dla użytkowników końcowych, a na etapie Zatwierdzania systemu rozpoczynają się właściwe szkolenia dla wszystkich użytkowników. Wtedy też dział IT klienta tworzy własne środowisko szkoleniowe, tak aby móc samodzielnie szkolić swoich pracowników.

Trudne pytania wokół metodyki

Celem właściwie dobranej metodyki jest minimalizacja zagrożeń dla realizacji wdrożenia ERP. Przed wyborem systemu warto więc wraz z potencjalnym dostawcą odpowiedzieć na poniższe pytania:

- Kogo i na jakich zasadach oddelegować do zespołu wdrożeniowego? Na jakich zasadach w zespole wdrożeniowym będą współpracować osoby reprezentujące organizację i dostawcę?
- Na jakie etapy podzielić projekt, jakie cele wyznaczyć na każdym z etapów i jak mierzyć stopień ich realizacji?
- Jak na poszczególnych etapach projektu rozdzielona będzie odpowiedzialność pomiędzy organizacją a dostawcą?
- W jaki sposób zostaną rozpoznane i opisane wymagania funkcjonalne dla nowego systemu ERP?
- Jak sprawdzić, czy funkcjonalności dostępne w standardowej wersji systemu ERP spełniają oczekiwania i czy konieczne jest jego modyfikowanie?
- W jaki sposób będą wprowadzane modyfikacje do systemu?
- Jak będą wprowadzane ewentualne zmiany zakresu projektu?
- Jak będą dokumentowane i odbierane prace na kolejnych etapach oraz według jakich zasadach będą prowadzone rozliczenia z dostawcą?
- W jakim zakresie i kiedy zostaną przeprowadzone testy systemu?
- W jaki sposób zostaną zrealizowane szkolenia dla grupy projektowej i wszystkich użytkowników końcowych?

Uzyskanie odpowiedzi na powyższe pytania powinno pomóc w wyborze właściwej metodyki wdrożenia. Warto też pamiętać o zasadzie mówiącej, że to metoda ma służyć projektowi, a nie na odwrót.

Autor:

Jacek Chojnacki
Architekt ds. Sprzedaży Rozwiązań
Sage sp. z o.o.
PMP, ScrumMaster